Molte aziende possiedono grandi quantità di dati, ma poche riescono a trasformarli in decisioni strategiche efficaci.
Che l'obiettivo sia ottimizzare la reportistica, accelerare le decisioni o sviluppare soluzioni basate sull'intelligenza artificiale, il punto di partenza non cambia: servono dati ben organizzati, accessibili e pronti all’uso.
Come si costruisce un report che sia davvero efficace e venga adottato con successo dagli utenti?
Cosa rende un report efficace?
Il successo di un report Power BI non risiede solo nella correttezza dei dati, ma nella sua capacità di diventare uno strumento indispensabile per il business.
Prima di addentrarci nelle fasi di sviluppo, è fondamentale definire cosa significhi realmente "successo".
I criteri principali, mettendo sempre l'utente al centro, sono:
- Adoption: quanto il report viene effettivamente integrato nei processi decisionali e operativi quotidiani.
- Facilità di utilizzo: se gli utenti riescono a interagire con il report in modo intuitivo, a prescindere dal loro livello di formazione. Se necessario, si possono prevedere fasi evolutive per migliorare progressivamente l’esperienza.
- Semplicità di manutenzione: un report ben ingegnerizzato è più semplice da manutenere e correggere, riducendo tempi e complessità di intervento.
Seguendo questi principi, ecco una metodologia strutturata in 5 fasi per la realizzazione di report Power BI di valore e testata sul campo da SDG Group.
Fase 1: analisi dei requisiti di business
Ogni progetto di reporting di successo nasce dalla collaborazione tra chi vive il business e chi lo traduce in dati.
La creazione di una dashboard inizia quindi da un incontro tra le figure tecniche, come lo sviluppatore o il consulente BI, e l’utente finale, colui che dovrà realmente trarre valore dallo strumento.
Il primo passo per i professionisti dei dati è calarsi nel ruolo dell’utente per poter così individuare insieme:
- Le principali esigenze che motivano la richiesta della dashboard.
- I driver strategici, come la necessità di decisioni più rapide, maggiore trasparenza o la misurazione di nuove metriche.
Una volta compresi i KPI richiesti, il consulente deve far valere la propria esperienza per portare del valore aggiunto.
Questo può emergere attraverso la proposta di nuovi KPI non considerati, la definizione di metriche standardizzate o l’individuazione di indicatori di early warning.
Completati questi passaggi, l'ultimo passo di questa fase è la creazione di un mock-up insieme all’utente.
Questo strumento visivo, anche se solo nella forma di una bozza disegnata, è fondamentale per allineare le aspettative e validare la logica del report prima ancora di scrivere una riga di codice.
Esempio di mock-up disegnato a mano
Fase 2: Semantic Layer Design
Dopo aver definito il prototipo, l'attenzione si sposta sulla comprensione dei dati disponibili.
È fondamentale valutare se le fonti esistenti possano essere usate direttamente o se sia necessario costruire un modello semantico ad hoc.
Questa attività serve a misurare la maturità dei dati e a decidere il livello di trasformazione richiesto.
Le opzioni includono il riutilizzo di un modello esistente o il suo adattamento (se ne si possiede già uno), altrimenti la progettazione di un semantic layer da zero.
In questa fase aspetti come le performance e la sicurezza giocano un ruolo chiave. In particolare, è necessario considerare:
- Gestione dei dati: la mole di informazioni da importare e la velocità dei connettori determinano la scelta della modalità di accesso al dato più efficiente.
- Security: vanno definite le regole di sicurezza per garantire che ogni utente visualizzi solo i dati di sua pertinenza.
- Complessità DAX: la complessità delle misure e dei KPI da creare in DAX influenza la struttura del modello.
Fase 3: design dell'interfaccia (UX/UI Design Thinking)
Questo è un passaggio chiave che richiede il supporto di un team specializzato, composto da esperti di Data Modeling, sviluppatori Power BI con conoscenza del business e designer specializzati in data visualization.
Il risultato di questa combinazione di competenze è la capacità di trasformare i dati in storie leggibili.
Durante questa fase, si tengono più incontri di co-design con l'utente per arrivare a un risultato che sia funzionale, esteticamente valido e rispondente al flusso di lavoro immaginato.
Colori, layout e percorsi di navigazione devono essere progettati per guidare l’utente verso insight immediati.
Un design coerente e intuitivo non solo rende la dashboard più piacevole, ma ne facilita l’adozione interna, rispondendo così a tutti i prerequisiti per un progetto di successo.
Fase 4: affinamento dinamico
Nessun report è mai veramente "definitivo".
Per garantirne il valore nel tempo, è fondamentale adottare una logica di evoluzione continua.
Questo include la correzione tempestiva di eventuali anomalie post-rilascio e l'implementazione delle richieste di miglioramento da parte degli utenti, così da mantenere il report sempre allineato alle esigenze reali.
Fase 5: strategia di adozione
Introdurre un nuovo strumento in un team non è sempre facile.
Nella maggior parte dei casi si tratta di una transizione delicata e che deve essere guidata.
Per assicurare un'adozione di successo, è utile seguire una metodologia come il modello ADKAR:
- Awareness: comunicare chiaramente i benefici attesi.
- Desire: coinvolgere gli attori chiave per creare motivazione e sponsorship.
- Knowledge: fornire una formazione adeguata agli utenti.
- Ability: supportare l'utilizzo pratico con "ambasciatori" interni.
- Reinforcement: garantire un supporto post-rilascio finché l'uso non diventa consolidato.
Una dashboard completa
Il metodo di SDG Group
Questa metodologia in 5 fasi, costantemente perfezionata e basata sull’esperienza, è il framework proprietario che SDG Group utilizza per realizzare report Power BI realmente efficaci.
Fin dal 2015, ovvero quando è stato lanciato il tool, siamo stati tra le prime aziende a implementare Power BI, evolvendo il nostro approccio con la modalità del learning-by-doing per arrivare a creare analisi di valore in grado di supportare concretamente il processo decisionale aziendale.
L’approccio incentrato sull'utente, la gestione evolutiva del reporting e il coinvolgimento attivo degli stakeholder si traducono in soluzioni scalabili e sempre allineate con le reali esigenze di business.
Vuoi applicarlo ai tuoi progetti? Contattaci per scoprire come possiamo aiutarti a trasformare i tuoi dati in decisioni strategiche, creando soluzioni di reporting che facciano la differenza nella tua quotidianità organizzativa.
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