Cosa significa lavorare in modo “smart=intelligente”? Non solo strumenti tecnologici, bisogna considerare gli aspetti organizzativi, relazionali e culturali. Strumenti, best practice e consigli dal Project Management Office di SDG Group
17 Apr, 2020

Circa metà della popolazione mondiale è in quarantena, quasi 4 miliardi di persone nel mondo. E molte di queste, che non svolgono attività considerate dai loro Paesi come strategiche o fondamentali, non possono recarsi al lavoro. Per qualcuno sono scattate misure di sostegno previste dai diversi ordinamenti, come sussidi e ricorsi agli ammortizzatori sociali, altri stanno vivendo una tragedia nella tragedia e hanno perso la loro occupazione (secondo un’analisi solo negli Stati Uniti nelle prossime settimane si perderanno almeno 20 milioni di posti). Per molti, invece, che svolgono attività che lo permettono, è scattato il cosiddetto smart working, dando vita a quello che è stato definito come il più grande esperimento di lavoro da casa del mondo.

Smart working: eravamo pronti?

Se, secondo l’11esima edizione del «The Iwg global workspace survey», le aziende del mondo con una politica flessibile del lavoro sono il 62%, prima di questa emergenza la pratica abituale dello smart working era una rarità all’interno delle imprese.
Secondo un’indagine dell’Eurostat, pubblicata a inizio 2020, in media solo il 5,2% dei dipendenti tra i 15 e i 64 anni dei 27 paesi dell’Unione Europea ha lavorato abitualmente da casa nel 2018, dato che oscilla tra il 14% dell’Olanda e lo 0,3% della Bulgaria. Dato che cresce se si guarda la percentuale di chi pratica lo smart working saltuariamente, grazie soprattutto ai Paesi del Nord Europa. Indicativo, però, è il dato che riguarda i dipendenti che hanno dichiarato di non lavorare mai da casa, l’84,8%. E anche negli Stati Uniti prima dell’epidemia di Covid-19, secondo un rapporto basato sui dati del più recente National Bureau of Labor Statistics, solo il 7% dei lavoratori aveva accesso al lavoro flessibile o telelavoro.
Il nuovo Coronavirus, dunque, ha modificato profondamente anche il nostro modo di lavorare: una rivoluzione improvvisata che non permette alle imprese e i loro lavoratori di usufruire a pieno delle opportunità offerte da nuove pratiche e strumenti. Un primo elemento che genera confusione è proprio nel nome smart working, che molti hanno scoperto nelle ultime settimane e a cui è stato attribuito un significato non propriamente corretto: questo termine, infatti, spesso viene utilizzato come sinonimo di telelavoro, l’attività lavorativa che si svolge a distanza. Ma quello che vogliamo aiutare a definire e comprendere è l’approccio “Working Smart” inteso non solo come una rivoluzione degli strumenti e dei luoghi, ma anche di mentalità e di metodologie di lavoro. Per questo abbiamo deciso di fornire indicazioni e consigli per rendere il lavoro davvero smart, intelligente.

Non solo strumenti

Molti associano il lavoro smart a strumenti tecnologici e dispositivi connessi. È evidente che applicazioni di video conferenza, ma anche strumenti organizzativi e gestionali per collaborare, co-creare progetti e archiviare dati e informazioni risultino preziose per lavorare con successo a distanza. Inoltre, in questo contesto è fondamentale un approccio basato su architetture di cloud computing, che permettano cioè l’accesso on-demand e da qualsiasi punto a un pool di risorse computazionali, di archiviazione o di capacità di networking, rese disponibili e condivise tra i nodi del reticolo definito nel cloud da una stessa organizzazione.
Infine, non possiamo però dimenticare un prerequisito fondamentale per rendere sostenibile questo approccio: l’accesso a Internet. Secondo dati Ocse il 14% popolazione tra i 16 e i 74 anni negli Stati più sviluppati non ha mai navigato. Una percentuale che non può essere sottovalutata se la strada tracciata va verso un lavoro sempre più smart.

Accanto agli strumenti tecnologici, si deve evidenziare anche tutta una serie di buone pratiche che devono entrare all’interno della cultura aziendale e che riguardano sia i collaboratori che i coordinatori.

Lavoro agile: i consigli di SDG Group per il Project Management

Flessibilità, capacità di adattarsi a nuovi contesti, gestire scadenze e priorità, riuscire a ottimizzare le attività ripetitive e concentrarsi su quelle che generano valore: queste caratteristiche, alla base del lavoro del Project Manager, PM, sono particolarmente utili in un momento di emergenza come quello che stiamo vivendo. Imparare ad attuarle oggi potrebbe rivelarsi prezioso anche per il futuro.

In SDG Group crediamo fortemente in questo approccio, che è alla base delle nostre attività. Per la tipologia di progetti che seguiamo abbiamo la necessità di avere PM in grado di adattarsi ai contesti e che siano in grado di mescolare competenze differenti legate ai processi, alle infrastrutture tecnologiche e al mondo degli analytics. Una combinazione di capacità di consulenza gestionale e di specifiche competenze IT e digitali: elementi connessi, che devono essere guidati e gestiti con un approccio a 360 gradi nelle diverse industry.

Ecco i nostri consigli.

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Organizzazione ed obiettivi: report, confronto e comunicazione

Nel contesto delle attività di consulenza, spesso le attività progettuali operative sono già per loro natura predisposte ad uno svolgimento da remoto. L’aspetto che richiede una particolare attenzione è quello della comunicazione, sia interna al team di lavoro che esterna, verso gli stakeholder. Innanzitutto deve essere considerato che in una comunicazione a distanza sono molto ridotte, se non azzerate, le componenti para-verbali e non verbali: nella maggior parte dei casi vengono meno, infatti, quegli elementi che tipicamente arricchiscono il contenuto del messaggio rendendolo più comprensibile, come l’uso del tono e del volume della voce, la cadenza o la mimica, che devono essere compensati da una maggiora attenzione nell’uso degli elementi verbali. L’obiettivo primario, quindi, è mantenere l’efficacia della comunicazione, da un lato evitando l’indisponibilità o il sovraccarico dei canali, dall’altro curando la chiarezza e la precisione dei contenuti.

È poi necessario definire il proprio orario di lavoro (e quindi di reperibilità), comunicarlo a tutti gli interlocutori e condividere un calendario degli impegni e delle disponibilità. Dal punto di vista organizzativo, inoltre, è utile (più del solito) decidere con precisione metodi, canali e strumenti adeguati alle diverse esigenze comunicative.
Durante lo svolgimento delle attività, è importante relazionarsi con il resto del team in modo diretto e immediato attraverso strumenti come le chat, che consentono a ciascuno di porre questioni generali al gruppo o, per team più estesi e strutturati, di comunicare in modo diretto solo con interlocutori mirati.

Nella stesura di documenti o nello sviluppo del codice, ove possibile, è consigliabile utilizzare approccio e strumenti collaborativi, che consentano di lavorare insieme in modo efficace limitando le comunicazioni asincrone e velocizzando quindi i cicli di condivisione del lavoro, ricezione dei feedback e revisione.

Per la gestione delle attività, accanto di appuntamenti fissi, è consigliabile adottare un approccio just in time per affrontare difficoltà e problemi. I meeting interni al team di progetto possono essere giornalieri per la condivisione di dubbi e priorità, e settimanali per la verifica e revisione dei piani. Anche in questo caso, attraverso strumenti collaborativi, chi svolge un’attività può aggiornare in tempo reale le informazioni relative allo stato, alle stime e ad eventuali problematiche, consentendo a chi supervisiona il lavoro di intervenire in modo tempestivo e al PM di azzerare il tempo di raccolta delle informazioni.
Questo, oltre a rendere la gestione più efficiente, consente di focalizzare l’attenzione su problemi e soluzioni, durante i meeting di allineamento interno.

La comunicazione esterna sullo stato delle attività, è commisurata alla durata e alla modalità definita di gestione del progetto e tipicamente prevede per sua natura una struttura più formale. Anche su questo piano, definire delle modalità di comunicazione complementari a supporto di una gestione tempestiva dei problemi porta sia a benefici in termini di efficacia ed efficienza, sia ad aumentare la trasparenza e quindi il livello di fiducia. Nonostante l’impossibilità a incontrarsi, è poi importante mantenere vivo il rapporto con i clienti, valorizzando soprattutto l’aspetto umano e relazionale.

Il lavoro da remoto richiede anche una particolare attenzione alla gestione del gruppo e di ogni suo componente. Dal punto di vista organizzativo, nel lavoro da remoto è importante che ciascun membro del team, soprattutto i più giovani, abbia chiaro quali siano i suoi punti di riferimento. Questo include non solo un referente gerarchico, ma anche uno o più riferimenti in grado di dare supporto su temi tecnici e funzionali. Dal punto di vista della comunicazione va posta una particolare attenzione nel chiarire a ogni risorsa quali sono le aspettative nei suoi confronti, fissando obiettivi chiari e misurabili non solo a breve, ma anche a medio e lungo periodo. Allo stesso modo in questo momento è importante ascoltare e comprendere le esigenze di ciascun componente, incoraggiando il dialogo.

Da non sottovalutare anche gli aspetti di natura umana e personale: un consiglio è attivare la videocamera per vedersi e dedicare periodicamente alcuni momenti di dialogo che esulino dagli aspetti lavorativi.

L’ultimo aspetto riguarda gli ambienti di lavoro. È consigliabile dedicare al lavoro una zona precisa della propria abitazione, diversa da quelle destinate ad altre attività. A casa, come in ufficio, è importante organizzare non solo i momenti di lavoro ma anche quelli di pausa: è fondamentale dedicare il giusto tempo al pranzo, ai propri cari e, perché no, a un po’ di movimento all’interno delle mura domestiche.

Rivedere il modello di leadership

Il lavoro da remoto è un test importante non solo per misurare l’autonomia e l’impegno dei dipendenti, ma anche per le capacità organizzative e di coordinamento di manager e dirigenti. È fondamentale dare feedback costanti, valorizzando e premiando i risultati positivi e motivando le valutazioni negative, cercando di risultare proattivi.
Inoltre, è importante essere attenti alle esigenze dei dipendenti, dimostrando empatia, e stimolare la loro creatività e spirito di innovazione.

Questa attività può passare anche dall’utilizzo di alcune forme di controllo, previa comunicazione dedicata, a condizione che i dati raccolti dall’azienda siano trattati nel rispetto della normativa privacy e quindi dei principi di necessità, proporzionalità e pertinenza. Le informazioni raccolte potranno essere utilizzate per fini legati alla prestazione lavorativa, come valutazioni, premi o provvedimenti disciplinari.

A questo proposito, sono da considerare anche eventuali rischi sul piano aziendale, in merito alla conformità di tutte le attività in tema di procedure, regolamenti, disposizione di legge e codici di condotta. Il consiglio, comunque, è quello di istituire all’interno dell’azienda una politica di trasparenza nei confronti dei dipendenti rispetto all’attività di monitoraggio svolta dal datore di lavoro, il quale, dal canto suo, dovrebbe dare più peso alla prevenzione rispetto alla rilevazione di eventuali mancanze.

Condivisione di valori, ma soprattutto fiducia: verso la rivoluzione smart

Per concludere, per lavorare da remoto con successo sono fondamentali la condivisione dei valori aziendali e la fiducia reciproca, per far sì che le motivazioni restino molto alte e il rapporto tra colleghi o tra dirigenti e dipendenti non risenta della distanza.
Inoltre, è importante che non si confonda il canale lavorativo “smart working”, o sarebbe meglio dire telelavoro, con la modalità di gestione di servizi professionali che definiamo “working smart”, un nuovo modo di cooperare che sia intelligente, basato non solo su strumenti ma anche e soprattutto su una cultura aziendale precisa. La rivoluzione dell’Industria 4.0, quella di robotica, intelligenza artificiale e big data e del 5G, passa anche da qui.